Les processus d’achat sont différents selon l’origine des fonds.
Cas de fonds « Ecole »
Les seuils de mise en concurrence sont:
- Jusqu’à 4000€ HT inclus: pas de mise en concurrence
- De 4001 à 50k€ HT: mise en concurrence par devis (trois devis différents)
- De 50k€ à 125k€ HT: Procédure simplifiée
- Au delà: appel d’offre complet.
En pratique: validation au sein du labo pour les deux premiers seuils, direction sinon. Contact à prendre à la DG finances/Compta: P. Roussel.
A lire:
- note achat scientifique (20/07/07)
- PV séance du conseil administration Ecole (29/06/10)
- Intranet Achat école
Cas de fonds « CNRS »
Les seuils de mise en concurrence sont:
- Jusqu’à 20k€ HT inclus: pas de mise en concurrence
- De 20k€ à 90k€ HT: Publication d’avis obligatoire sur PUMA
(Note: En pratique, ne sert à rien si les contacts ne sont pas également pris avec les fournisseurs potentiels, car ils ne regardent pas forcément la base PUMA) - De 90k€ à 130k€ HT: Publication d’avis obligatoire sur PUMA et implication obligatoire de la DR5 pour visa, avant la publicité et à nouveau avant la notification.
- Au delà: appel d’offre complet.
En pratique: au delà de 20k€, mobiliser la DR5. Contact P. Salvini et DR5 Marchés. Penser à la consultation des marchés cadres (accessibles uniquement via DR5).
A lire:
- Guide d’achat CNRS [pdf]
- Intranet Achat CNRS
- Check List achat [pdf]
- Page web DGDR Achats
En cas de décision au niveau du labo (donc en dessous des seuils de 20k€ CNRS ou 50 k€ Ecole), il faut néanmoins justifier la décision. Pour formaliser, un bon moyen est le formulaire prévu par le CNRS [pdf].
Les seuils sont régulièrement modifiés. Vérifier sur les deux intranets (école et CNRS) lesquels sont applicables (ici version 2012).
Délais:
dans une première phase de précision du besoin, la consultation des fournisseurs et des labos ayant déjà un équipement peut-être longue. (compter mini 4-5 mois pour un appareil scientifique). Le délai de mise en concurrence n’intervient qu’ensuite, avec un gros travail de formalisation pour écrire un CdC, même basique, de l’appel d’offre. Compter plusieurs mois. Au total on dépasse facilement un an.
Négos
Dans le cas des mises en concurrence par devis, bien préciser aux fournisseurs qu’il n’y a pas de séance de rattrapage: ils doivent afficher leur taux de remise dès le devis engageant, car pas de phase de négo. Systématiquement dire qu’ils sont mis en concurrence. Ne rien lâcher sur les évaluations de leurs devis en interne. L’embargo doit être total jusqu’à la décision. Bien penser à donner les mêmes infos à tous lors de l’établissement des devis.